Menyelenggarakan event outdoor memang menawarkan keunikan tersendiri. Area terbuka, udara segar, dan kebebasan ruang membuat acara terasa lebih lepas menunjukan ekspresi. Namun, di balik keindahan itu, tantangan teknis justru lebih kompleks. Terlebih jika cuaca berubah mendadak atau lokasi yang minim fasilitas.
Bagi para Event Organizer (EO) atau penyelenggara acara, penting sekali memastikan seluruh peralatan event outdoor sudah siap dan berfungsi baik. Maka dari itu, artikel ini akan menguraikan checklist teknis dan peralatan wajib yang harus disiapkan agar acara bisa berlangsung sukses dan aman.
Kenapa Peralatan Event Outdoor Harus Disiapkan dengan Rinci?
Peralatan untuk event indoor dan outdoor jelas berbeda. Di luar ruangan, Anda harus mengantisipasi berbagai faktor seperti cuaca, pasokan listrik, kondisi tanah, hingga arah angin. Maka, checklist ini bukan hanya soal alat, tapi juga soal keamanan, efisiensi, dan kenyamanan.
Checklist Wajib untuk Peralatan Event Outdoor
1. Panggung (Stage)
Panggung adalah pusat perhatian dalam acara outdoor, terutama untuk konser, peluncuran produk, atau festival.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Menggunakan stage modular dengan permukaan antiselip.
- Panggung memiliki penutup atap (roof cover) agar tetap aman dari hujan dan panas.
- Tersedia akses tangga dan ramp untuk kru, talent, atau pengisi acara.
2. Rigging dan Truss
Rigging berfungsi untuk menggantung berbagai perangkat seperti lighting, speaker line array, dan videotron.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Struktur rigging kokoh dan tersertifikasi, sesuai dengan beban perangkat.
- Diperkuat dengan pemberat, terutama jika event dilakukan di area terbuka.
- Gunakan tenaga profesional untuk instalasi dan pengujian.
3. Sound System Outdoor
Audio system di outdoor harus mampu menjangkau area yang luas, dan tetap jelas meski terbuka.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Menggunakan speaker line array, bukan speaker konvensional.
- Posisi speaker diatur agar tidak ada blind spot suara.
- Menyediakan backup microphone dan sound mixer.
- Operator audio profesional wajib standby.
4. Videotron atau LED Screen
Visual penting untuk mendukung presentasi atau pertunjukan, apalagi untuk acara skala besar.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Jika jarak penonton dengan panggung 4 meter, sediakan Videotron outdoor dengan minimum pixel pitch P3.9.
- Brightness tinggi (≥5000 nits) untuk tampilan tetap jelas di siang hari.
- Struktur penyangga LED yang kokoh.
5. Lighting Outdoor
Meski dilakukan siang hari, lighting tetap diperlukan untuk memperkuat ambience, dan sangat krusial untuk acara malam hari.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Gunakan moving head waterproof, PAR LED, beam lights outdoor.
- Posisi lampu disesuaikan dengan arah panggung dan audience.
- Lighting controller disiapkan dalam ruang operator tertutup.
6. Genset dan Backup Power
Karena lokasi outdoor sering minim sumber listrik, genset adalah kunci utama kelancaran acara.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Hitung total daya yang dibutuhkan semua perangkat. Tambahkan margin 25–30%.
- Gunakan genset silent type dan siapkan satu unit cadangan.
- Dilengkapi panel distribusi daya (AC box) dan kabel standar SNI.
7. Tenda Kru dan Produksi
Tenda menjadi ruang penting untuk crew, ruang kontrol, hingga ruang ganti pengisi acara.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Gunakan Tenda tertutup atau tenda sarnafil dengan cover
- Posisi tenda strategis dan dekat dengan area krusial seperti panggung.
- Lengkapi dengan meja, kursi, dan colokan listrik.
8. Alat Keamanan & Darurat
Outdoor venue rawan gangguan tak terduga, mulai dari cuaca hingga insiden teknis.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Tersedia APAR (Alat Pemadam Api Ringan) di titik-titik penting.
- Jalur evakuasi dan P3K siap sedia.
- Personel keamanan dan medis standby sepanjang acara.
Tips Tambahan: Tata Letak, Alur Masuk, dan Sistem Tiket
Suksesnya event outdoor bukan hanya dari sisi panggung dan peralatan. Perlu juga dipikirkan soal:
- Alur masuk-keluar pengunjung dan kendaraan logistik. Bedakan gate masuk pengunjung dengan loading dock acara. Kebutuhan acara menggunakan jalur yang terpisah melalui area loading dock.
- Sistem ticketing digital yang bisa discan di pintu masuk. Siapkan backup manual jika sistem online down.
- Toilet portable, tempat sampah, dan signage petunjuk arah harus tersebar merata, untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan pengunjung
Pilih Vendor Profesional dan Terpercaya
Untuk kamu yang berada di area Jabodetabek atau sekitarnya, mencari vendor sewa alat event Jakarta bisa menjadi solusi praktis. Vendor seperti Eventnesia menawarkan paket lengkap untuk kebutuhan peralatan event outdoor mulai dari sound system, rigging, lighting, videotron, hingga genset—dengan teknisi profesional yang sudah terbiasa menangani event besar.
Dengan berkonsultasi sejak awal, kamu bisa mendapatkan solusi teknis terbaik dan menghindari risiko-risiko operasional di hari-H.
Penutup
Event outdoor bisa menjadi ajang kreatif yang luar biasa jika semua peralatan disiapkan dengan matang. Mulai dari panggung, lighting, hingga sistem audio dan visual, semua punya peran vital yang tidak bisa diabaikan. Jangan lupa juga mempertimbangkan aspek keselamatan, kenyamanan, dan efisiensi logistik.
Dan jika kamu ingin menghindari repotnya teknis dan instalasi, solusi terbaik adalah bekerja sama dengan vendor terpercaya seperti Eventnesia, penyedia sewa alat event Jakarta yang siap bantu mewujudkan event impianmu.
